L'atto di consegnare la smart card al conducente. Esempio di atto di consegna di una carta carburante all'autista

Orlova E.V. esperto
rivista "Corriere fiscale russo" n. 17/2008

La pubblicazione è stata preparata con la partecipazione di specialisti del Servizio fiscale federale russo

Le organizzazioni che utilizzano i trasporti nelle loro attività hanno inevitabilmente spese legate all'acquisto di carburanti e lubrificanti. La benzina può essere acquistata utilizzando le carte carburante. Come riflettere le operazioni sulla ricezione e sul consumo di carburante nella contabilità e nella contabilità fiscale? Dopotutto, l'azienda riceverà i documenti che confermano l'acquisto di carburanti e lubrificanti solo alla fine del mese.

Le carte carburante a microprocessore (le cosiddette smart card) rappresentano un modo conveniente e affidabile per pagare il carburante, molto interessante per i clienti aziendali. I titolari di carte carburante sono principalmente persone giuridiche. Queste carte ti permettono di controllare quando, quanto, per quale importo, a quale prezzo, in quale distributore di benzina, quale marca di carburante e lubrificanti sono stati acquistati. Attualmente la domanda di carte carburante è in aumento tra le aziende di medie e grandi dimensioni.

Specifiche dei pagamenti tramite smart card

Una carta a microprocessore per carburante, emessa da un'azienda petrolifera o dal proprietario di una rete di stazioni di servizio, è un mezzo tecnico per registrare la fornitura di prodotti petroliferi nelle stazioni di servizio che accettano smart card. La carta carburante non è considerata un mezzo di pagamento. Inoltre, può essere limitato o illimitato.

La carta carburante illimitata contiene il numero di litri di ciascun tipo di carburante acquistati dall'organizzazione acquirente dal fornitore di prodotti petroliferi, che possono essere ricevuti dall'acquirente per intero del saldo sulla carta senza restrizioni giornaliere. L'acquirente ha la possibilità di limitare il prelievo di carburante dalle carte non limitate ad un limite giornaliero o mensile a seconda dell'applicazione. Se il volume di carburante di una carta illimitata viene esaurito, la ricezione del carburante viene sospesa.

Una carta carburante limitata è una carta sulla quale è stabilito un unico limite giornaliero o mensile (numero di litri). Con una carta limitata, l'acquirente riceve diversi tipi di carburante, il cui importo totale al giorno o al mese non deve superare il limite stabilito, indipendentemente da quanti litri di carburante sono stati ricevuti utilizzando la carta nei giorni precedenti. Per modificare i limiti giornalieri o mensili sulle carte limitate è necessario riformattare la carta sulla base di una domanda standard presentata all’ufficio del fornitore di carburante. Nella domanda l'acquirente indica i valori dei nuovi limiti. Ad sempio, il limite è di 30 litri di benzina AI-98 al giorno. In questo caso il titolare della card non potrà spendere più di 30 litri al giorno (dalle 00.00 alle 24.00) alla volta o in più ricariche. In questo caso, il volume di carburante pagato viene ridotto della quantità di litri riempiti. Ogni inizio giornata offre l'opportunità di fare rifornimento completo del limite stabilito di benzina.

L'operazione di addebito litri dalla carta carburante può essere interrotta dal terminale della stazione di servizio solo per i seguenti motivi:

La quantità di carburante richiesta supera il saldo presente sulla carta o il limite giornaliero;

La carta è bloccata.

Di norma, il supporto tecnico per il funzionamento del sistema di pagamento tramite carte carburante è fornito da un centro di elaborazione (società di elaborazione), un punto centrale di raccolta delle informazioni che riceve tutte le informazioni dai terminali delle carte delle stazioni di servizio. Le informazioni vengono elaborate e inviate agli enti sotto forma di atti, relazioni e registri.

Per acquistare benzina tramite carte carburante, l'azienda deve stipulare un contratto di fornitura di carburante con il centro di lavorazione o un contratto per il rifornimento di veicoli con prodotti petroliferi tramite carte carburante. In sostanza si tratta di un accordo misto. Il centro di elaborazione funge da emittente della carta carburante e opera in base ad accordi di commissione con il proprietario del carburante.

In conformità con il suddetto accordo, la fornitura di benzina viene effettuata mediante campionamento presso la stazione di servizio del fornitore (l'elenco delle stazioni di servizio è riportato in appendice al contratto) dall'acquirente (titolare della carta acquirente) utilizzando le carte carburante tramite carburante distributori automatici che utilizzano i terminali contabili del fornitore per identificare il titolare della carta.

Il campionamento del carburante e il trasferimento dei dati iniziano dalla data in cui l'azienda acquirente riceve le carte carburante. Per data di consegna si intende la data del prelievo di carburante da parte del titolare della carta dell'acquirente, indicata nella ricevuta del terminale di registrazione del distributore di benzina.

In genere, il contratto prevede che la proprietà dei prodotti petroliferi passi all'acquirente nel momento in cui il veicolo dell'acquirente viene rifornito di carburante presso una stazione di servizio sulla base della carta carburante presentata dal rappresentante dell'acquirente.

I pagamenti per il carburante acquistato vengono effettuati trasferendo da parte dell'organizzazione acquirente sul conto del fornitore un pagamento anticipato del 100% della quantità di carburante ordinata secondo il listino prezzi del fornitore ai prezzi stabiliti alla data della fattura. Il pagamento anticipato può essere effettuato dall'acquirente in modo autonomo o sulla base di fatture emesse su richiesta dell'acquirente per l'importo del pagamento anticipato calcolato in base al limite.

In alcuni casi, l'acquirente paga separatamente il costo delle carte carburante riutilizzabili da un litro con un limite giornaliero (o mensile).

La quantità di prodotti petroliferi trasferiti è determinata in base all'importo dei fondi nel conto personale dell'organizzazione acquirente. Il saldo massimo consentito dei fondi sul conto personale dell'acquirente è determinato in conformità con i termini dell'accordo concluso (ad esempio, in base al consumo di prodotti petroliferi entro tre giorni). Quando l'importo del saldo (numero di litri) sul conto personale dell'organizzazione acquirente per qualsiasi marca di carburante raggiunge il valore soglia del segnale (è determinato dal fornitore), il fornitore avvisa l'acquirente della necessità di effettuare un ordine di carburante .

Documentare...

...carte carburante

Le carte carburante vengono emesse sulla base di una richiesta approvata dalle persone autorizzate dell'acquirente. Quando si trasferiscono le carte carburante a un'organizzazione (il suo rappresentante), viene redatto un certificato di accettazione o (modulo n. TORG-12).

ESEMPIO 1

Aurika LLC ha stipulato l'accordo n. 65 dell'11 agosto 2008 con la società di carburante Petrol Plus CJSC per l'acquisto di benzina AI-98 e AI-95 utilizzando smart card. È stata presentata una richiesta per ricevere le carte carburante. Al momento della consegna delle carte, le parti hanno firmato un atto.

Per registrare il movimento delle carte carburante emesse e restituite, è consigliabile che un'organizzazione sviluppi e approvi un giornale mensile speciale nelle sue politiche contabili.

RIFERIMENTO

Smart card per servizi aggiuntivi delle stazioni di servizio

Le carte carburante possono essere utilizzate anche per ottenere servizi aggiuntivi alle stazioni di servizio (lavaggio carrozzeria, lucidatura, pulizia interni, montaggio pneumatici, ecc.). Per tenere conto di tali servizi viene introdotto il concetto, ad esempio, di “lavaggio condizionato”. Il costo di una unità di “lavaggio condizionato” è stabilito nel listino prezzi del fornitore.

Per questi servizi, all’organizzazione acquirente viene addebitato il numero di unità di “lavaggi condizionati” che corrisponde ai servizi consumati in termini di un “lavaggio condizionato”. Supponiamo che il costo del "lavaggio condizionale" sia di 100 rubli. Se il lavaggio della carrozzeria costa 550 rubli, sulla carta carburante verranno addebitate 5.5 unità di “lavaggio condizionale”. In questo caso, il saldo delle unità di questi servizi sul conto personale dell'organizzazione acquirente viene ridotto di un importo pari al numero di unità di servizi ricevuti dall'acquirente.

Si tenga presente che se l'ente acquirente, secondo l'applicazione, acquista più smart card contemporaneamente, su ogni singola smart card non verranno accreditati né denaro (la smart card non è un mezzo di pagamento) né litri. Viene effettuato un pagamento anticipato al centro di elaborazione per l'importo totale di benzina dichiarato per tutte le carte carburante in totale. In realtà, una smart card è solo uno strumento tecnico rilasciato agli automobilisti per distribuire prodotti petroliferi nelle stazioni di servizio. Ecco perché, quando viene emessa una smart card, al suo titolare (conducente) non vengono trasferiti né denaro né documenti monetari. Di conseguenza, l'uso dei conti 71 "Transazioni con persone responsabili" e 50 sottoconto "Contanti" 50-3 "Documenti in contanti" in questo caso non è ragionevole. Il fatto dell'emissione viene registrato solo nel registro mensile di ricezione ed emissione delle smart card e non si riflette nei conti contabili.

Una carta carburante con limite giornaliero (o mensile) indica il volume del carburante acquistato in litri (e non il costo), che consente al titolare della carta di riempire il serbatoio del carburante con benzina entro il limite di consumo specificato nella domanda dell'organizzazione acquire.

A questo proposito, raccomandiamo di sviluppare e approvare nell'ordinanza sulle politiche contabili un campione di un modulo speciale "Report del titolare della smart card". Si può prendere, ad esempio, come base la forma di un rapporto anticipato, integrandolo con i necessari dettagli quantitativi relativi alle specificità della circolazione di una carta carburante che non è un mezzo di pagamento.

I dati del rapporto mensile (registro) del centro di elaborazione sulla circolazione del carburante su una singola carta (o su tutte le carte - a seconda del rapporto presentato secondo i termini dell'accordo) devono essere confrontati con i dati di i resoconti dei possessori di smart card e le ricevute dei terminali ad essi allegati Distributore di benzina. Al fine di facilitare il controllo dell'organizzazione sull'acquisto di prodotti petroliferi, è opportuno determinare nell'allegato all'ordinanza sulle politiche contabili la procedura e i tempi per la presentazione di un'apposita segnalazione del titolare della smart card.

...costo della benzina

( o registro) delle transazioni con carta. Questi documenti registrano la quantità di carburanti e lubrificanti acquistati.

Il principale documento giustificativo che conferma il consumo effettivo di carburanti e lubrificanti ai fini della produzione è una lettera di vettura. La sua forma unificata è stata approvata con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 28 November 1997 n. 78. La lettera di vettura indica il numero e la data di emissione, il numero e la marca dell'auto, lo scopo del viaggio, informazioni su il percorso specifico, le letture del tachimetro e il carburante rimanente alla partenza e al ritorno. I dati di cui sopra sono obbligatori e riflettono il contenuto della transazione commerciale. Sulla base di questi dati viene determinato il consumo effettivo di carburante per un particolare veicolo.

Note: se l'organizzazione acquirente non è riconosciuta come organizzazione specializzata o di trasporto automobilistico, ha il diritto di elaborare autonomamente il modulo della lettera di vettura, a condizione che la lettera di vettura sviluppata contenga i dettagli necessari previsti dal paragrafo 2 dell'articolo 9 della Legge federale del 21 November 1996 n. 129-FZ 129). In questo caso le lettere di vettura devono essere redatte in modo e con tale regolarità che sulla base di esse si possa giudicare la fondatezza della spesa sostenuta. La lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 16 March 2006 n. 03-03-04/2/77 sottolinea che se la preparazione settimanale (mensile, trimestrale) di una lettera di vettura consente di organizzare la contabilità del tempo lavorato e consumo di carburanti e lubrificanti, una lettera di vettura redatta con tale frequenza, con l'allegato dei documenti primari necessari che riflettono l'acquisto di carburanti e lubrificanti, può confermare le spese del contribuente per la benzina. Inoltre, il modulo di lettera di vettura sviluppato in modo indipendente deve necessariamente contenere informazioni sulla destinazione finale del veicolo. Questi dati ci consentono di giudicare se l'auto viene utilizzata dai dipendenti dell'organizzazione per scopi ufficiali.

Pertanto, se un'organizzazione che acquista benzina utilizzando le smart card utilizza una forma di lettera di vettura sviluppata in modo indipendente, deve essere inclusa nella politica contabile. È inoltre necessario registrare la regolarità della redazione di tale documento.

Contabilità tramite smart card

Quando un'organizzazione acquista una smart card, il suo costo dovrebbe riflettersi nella contabilità come parte degli inventari come altri materiali nel conto secondario 10 "Materiali" 10-6 "Altri materiali". La base sarà una bolla di consegna o un atto di accettazione e trasferimento di una smart card (a partire dalla data di ricezione).

Secondo il paragrafo 6 della PBU 5/01, le rimanenze sono accettate per la contabilizzazione al costo effettivo. È pari all'importo dei costi effettivi dell'organizzazione per l'acquisizione di scorte, esclusa l'imposta sul valore aggiunto e altre imposte rimborsabili. Nella situazione in esame, la spesa effettiva per l'acquisto delle smart card è l'importo pagato in base al contratto dell'azienda di trasformazione o di carburante, IVA esclusa.

Poiché l'acquisto delle smart card è indissolubilmente legato all'acquisto di benzina (esse stesse non vengono utilizzate nelle attività dell'organizzazione acquirente), alla fine del mese il costo delle smart card deve essere incluso nel costo del carburante acquistato.

Ai fini dell'imposta sugli utili, il costo di una carta carburante viene preso in considerazione come parte delle altre spese associate alla produzione e alle vendite, sulla base del comma 49 del paragrafo 1 dell'articolo 264 del Codice fiscale della Federazione Russa.

L'importo dell'imposta sul valore aggiunto presentato dal venditore della carta all'organizzazione acquirente è accettato per la detrazione sulla base di una fattura (clausola 1 dell'articolo 172 del Codice fiscale della Federazione Russa) e soggetto alle condizioni stabilite nella clausola 2 del Articolo 171 del Codice Fiscale.

Contabilità del carburante acquistato tramite smart card

Considerando che la bolla di consegna e il resoconto (registro) delle transazioni effettuate con le carte carburante vengono presentati all'ente acquirente dal centro di elaborazione alla fine del mese in cui sono stati acquistati prodotti petroliferi tramite smart card, gli enti acquirenti hanno difficoltà a Riconoscere le spese del carburante. Dopotutto, il costo dei prodotti petroliferi acquistati può essere ammortizzato come spese solo dopo essere stati accettati per la contabilità. A loro volta, carburanti e lubrificanti vengono accettati per la contabilità sulla base dei documenti contabili primari disponibili, che vengono ricevuti dall'organizzazione acquirente in conformità con i termini del contratto solo alla fine del mese di riferimento.

Sulla base delle specificità del pagamento dei prodotti petroliferi tramite carte carburante, secondo l'autore, esistono diversi modi per tenere conto della benzina acquistata utilizzando le smart card e cancellarla come spese future.

Registrazione e cancellazione della benzina una volta al mese

La base per la contabilizzazione della benzina acquistata utilizzando le smart card nel conto 10 "Materiali" sottoconto 10-3 "Carburante" è la bolla di consegna del centro di elaborazione, datata l'ultimo giorno del mese di riferimento, nonché il rapporto mensile della smart titolare della carta con ricevute allegate ai terminali del gas. (I dati del rapporto vengono verificati con i dati delle ricevute dei terminali delle stazioni di servizio ricevute dai conducenti titolari della carta durante il campionamento del carburante.)

Un punto importante: le informazioni sui prezzi contenute nelle ricevute dei terminali delle stazioni di servizio sono solo di riferimento, poiché l'intero volume di carburante dichiarato è stato pagato dall'organizzazione come pagamento anticipato al 100% e non è soggetto a modifiche man mano che viene fornito. Allo stesso tempo, la ricevuta del terminale del gas indicherà i prezzi attuali per ciascuna data specifica, che, ovviamente, potrebbe essere diversa. A proposito, questo è proprio uno dei vantaggi delle carte carburante: l'organizzazione acquirente acquista la benzina al prezzo di oggi e la utilizzerà per diverse settimane o mesi, durante i quali il costo della benzina può aumentare in modo significativo.

La benzina consumata viene ammortizzata come spesa in base ai buoni viaggio.

La giustificazione metodologica per la procedura contabile indicata è la clausola 15 del Regolamento sulla rendicontazione contabile e finanziaria nella Federazione Russa, approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 29 luglio 1998 n. 34n. Secondo questa norma, la procedura per la creazione dei documenti contabili primari e i tempi del loro trasferimento per la riflessione nella contabilità sono stabiliti in conformità con il programma del flusso di documenti approvato dall'organizzazione.

Pertanto, un'organizzazione che acquista benzina utilizzando le smart card ha il diritto di riflettere le transazioni sull'accettazione della benzina per la contabilità e la sua successiva cancellazione come spese una volta al mese. È vero, a condizione che l'azienda di trasformazione o di carburante presenti tutti i documenti necessari alla fine del mese di riferimento, ma non oltre. Questa procedura dovrebbe essere fissata nella politica contabile.

Ai paragrafi 5, 7 e 9 della PBU 10/99 si stabilisce che i costi associati all'acquisizione di materie prime, materiali, beni e altre scorte (in questo caso, i costi per l'acquisto della benzina consumata dall'organizzazione, nonché per la produzione di smart card), sono spese per le attività ordinarie sulla base delle quali vengono formati i prodotti.

La detrazione degli importi IVA presentati dal fornitore viene effettuata secondo la procedura generalmente stabilita, ovvero se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

Il carburante è stato capitalizzato;

Ci sono tutti i documenti necessari (inclusi);

Il carburante verrà utilizzato in operazioni soggette ad IVA.

ESEMPIO 2

Usiamo la condizione dell'esempio 1. Aurika LLC ha stipulato un accordo con la società di carburante Petrol Plus CJSC per l'acquisto di benzina AI-98 e AI-95 utilizzando smart card.

Secondo la fattura emessa da Petrol Plus CJSC il 12 agosto 2008, è status trasferito l'importo di 38.540 rubli. (IVA inclusa 5879 rubli) come anticipo per la benzina AI-98 con un volume di 1000 litri al prezzo di 26.2 rubli. per litro (IVA inclusa 4 rubli) e marca AI-95 con un volume di 500 litri al prezzo di 24.68 rubli. al litro (IVA inclusa 3.76 rubli).

Il costo di produzione di due smart card è di 590 rubli. (compresa IVA 90 rubli) è stato pagato il 14 agosto 2008. Le smart card per un importo di due pezzi sono state ricevute secondo il certificato di accettazione del 14 agosto 2008.

Supponiamo che entro un mese tutta la benzina sia stata ricevuta e consumata. CJSC Petrol Plus ha prontamente presentato una bolla di consegna per la spedizione di benzina per l'importo del pagamento anticipato, una fattura e un registro dei movimenti di carburante per agosto. I documenti sono datati 31 agosto 2008.

Le informazioni del registro sulla circolazione del carburante da Petrol Plus CJSC e le informazioni dei rapporti di due titolari di smart card coincidono.

Sulla base della politica contabile di Aurika LLC per il 2008, l'organizzazione:

La benzina acquistata tramite smart card viene accettata in contabilità e ammortizzata una volta al mese;

Una lettera di vettura in un modulo sviluppato in modo indipendente viene redatta mensilmente e presentata al reparto contabilità l'ultimo giorno di calendario del mese di riferimento;

Un rapporto dei titolari di smart card in un modulo sviluppato in modo indipendente viene compilato mensilmente e presentato al reparto contabilità l'ultimo giorno di calendario del mese di riferimento.

Nelle scritture contabili della Aurika LLC sono state effettuate le seguenti registrazioni:

DEBITO 60 sottoconto “Anticipi rilasciati” CREDITO 51

RUB 38.540 - il pagamento anticipato della benzina è stato trasferito in base al conto di Petrol Plus CJSC;

DEBITO 60 CREDITO 51

590 rubles. - il pagamento per due smart card è stato trasferito in base al conto di Petrol Plus CJSC;

DEBITO 10-6 CREDITO 60

500 rubles. - per la contabilità sono accettate due smart card sulla base della lettera di vettura;

DEBITO 19 CREDITO 60

90 sfregamenti. - Viene presa in considerazione l'IVA addebitata su due smart card;

90 sfregamenti. - l'importo dell'IVA su due smart card è stato accettato per la detrazione in base alla fattura di CJSC Petrol Plus (erano soddisfatti i requisiti del paragrafo 2 dell'articolo 171 e del paragrafo 1 dell'articolo 172 del Codice fiscale della Federazione Russa);

DEBITO 10-3 CREDITO 60

RUB 32.661 (38.540 RUB – 5.879 RUB) - benzina ricevuta ad agosto, acquistata utilizzando due smart card sulla base di una bolla di consegna di Petrol Plus CJSC, un registro dei movimenti di carburante per agosto di Petrol Plus CJSC e due rapporti sono stati presi in considerazione dai titolari della smart card;

DEBITO 19 CREDITO 60

5879 sfregamenti. - L'IVA viene presa in considerazione sul costo della benzina ricevuta;

DEBITO 68 sottoconto “calcolo IVA” CREDITO 19

5879 sfregamenti. - l'importo dell'IVA è stato accettato come detrazione dal costo della benzina effettivamente ricevuta in agosto sulla base della fattura di JSC Petrol Plus (i requisiti dell'articolo 171, paragrafo 2, e dell'articolo 172, paragrafo 1, del Codice fiscale russo) Federazione sono state soddisfatte);

Sottoconto DEBITO 60 “Liquidazioni con CJSC Petrol Plus” Sottoconto CREDITO 60 “Anticipi emessi”

RUB 38.540 - il pagamento anticipato della benzina è stato accreditato sulla base della dichiarazione di riconciliazione degli accordi con CJSC Petrol Plus;

DEBITO 10-3 CREDITO 10-6 “Altri materiali”

500 rubles. - nel prezzo della benzina è compreso il costo di due smart card;

DEBITO 26 CREDITO 10-3

RUB 33.161 (32.661 rubli + 500 rubli) - il costo della benzina consumata in agosto e il costo di produzione di due smart card (basate sulle lettere di vettura di due conducenti per agosto 2008) sono riconosciuti come spese aziendali generali.

Accettazione della registrazione e cancellazione della benzina entro un mese

Secondo questo metodo, la benzina viene registrata mentre viene rifornita sulla base dei rapporti dei titolari della carta e delle ricevute dei terminali delle stazioni di servizio ai prezzi contabili accettati dall'organizzazione. Questa procedura contabile si basa sulle regole contabili per le forniture non fatturate stabilite nei paragrafi 36-41 delle Linee guida per la contabilità delle scorte, approvate con Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 28 dicembre 2001 n. 119n.

Il paragrafo 37 di detto documento afferma che le consegne non fatturate vengono accettate in magazzino con la preparazione di un certificato di accettazione dei materiali (modulo n. M-7, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 30 ottobre 1997 n. 71a ) . Se necessario, dopo aver ricevuto i documenti dalla società di trasformazione o di carburante, il prezzo viene adeguato (se i prezzi contabili differiscono dai prezzi fissati nel listino prezzi alla data della fattura).

La benzina esaurita viene ammortizzata come spesa nel modo discusso in precedenza, sulla base delle lettere di vettura. Questa procedura contabile, così come la regolarità della redazione dei report dei titolari di smart card e delle lettere di vettura, devono essere registrate nelle politiche contabili dell'organizzazione acquirente.

In relazione alla situazione in esame, l'IVA può essere detratta dal costo della benzina effettivamente ricevuta solo dopo l'emissione della fattura da parte dell'azienda di trasformazione o di carburante.

Notiamo che entrambe le procedure considerate per l'accettazione della contabilità e la successiva cancellazione come spese della benzina acquistata utilizzando le smart card non semplificano la vita del capo contabile.

Come dimostra la pratica, nel primo caso (quando si tiene la contabilità una volta al mese), è molto difficile convincere le società di trasformazione o di carburante a presentare tempestivamente tutti i documenti contabili primari necessari.

Nel secondo caso (in caso di contabilità entro un mese), potrebbero verificarsi costi di manodopera aggiuntivi a causa della necessità di adeguare i prezzi.

Secondo l'autore, le organizzazioni che acquistano benzina utilizzando le smart card dovrebbero sviluppare una propria posizione professionale sul problema considerato, guidate dai requisiti di contabilità razionale e prudenza in conformità con le norme del paragrafo 7 della PBU 1/98.

Contabilità fiscale del carburante acquistato tramite smart card

Le spese dell'organizzazione per l'acquisto di carburante sono prese in considerazione sia come parte dei costi materiali (sottoclausola 5, clausola 1, articolo 254 del Codice fiscale della Federazione Russa), sia come parte delle spese dell'organizzazione per la manutenzione dei veicoli ufficiali (sottoclausola 11, comma 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Allo stesso tempo, riducono l'utile imponibile se sono soddisfatti i requisiti di cui al paragrafo 1 dell'articolo 252 del Codice Fiscale. Ovvero tali spese devono essere economicamente giustificate, documentate e sostenute per svolgere attività finalizzate a generare reddito.

Pertanto, ai fini dell'imposta sugli utili, i documenti primari che confermano i costi associati all'acquisto e allo storno della benzina acquistata utilizzando le smart card sono i documenti primari utilizzati nella contabilità per tenere conto di questi costi. Si tratta in particolare di lettere di vettura, fatture di un'azienda di trasformazione o di carburante per prodotti petroliferi acqustati, ricevute di terminali di stazioni di servizio, rapporti di titolari di smart card, rapporti sulla circolazione di carburante di società di lavorazione o di carburante, ec.

Per confermare la giustificazione economica dei costi nella contabilità fiscale, un'organizzazione ha il diritto di applicare standard di consumo per carburanti e lubrificanti.

Note: le norme pertinenti sono state attuate con ordinanza del Ministero dei trasporti russo del 14 marzo 2008 n. AM-23-r. Inoltre, i nuovi standard sul consumo di carburante sono destinati sia alle imprese di trasporto automobilistico che alle organizzazioni coinvolte nel sistema di gestione e controllo, agli imprenditori e ad altre persone, indipendentemente dalla loro forma di proprietà, che utilizzano attrezzature automobilistiche materiale rotabile speciale sui telai dei veicoli nel territorio della Federazione Russa. Secondo l'autore, nello sviluppo di standard operativi, l'organizzazione ha il diritto di farsi guidare da questo documento.

Allo stesso tempo, a fini fiscali, il costo dei carburanti e dei lubrificanti effettivamente consumati viene preso in considerazione sulla base dei documenti giustificativi.

Darpol Bielorussia #4 30 settembre 2014, 14:35 e non dimenticare l’accordo sulla responsabilità. Voglio attirare l'attenzione del moderatore su questo messaggio perché: Viene inviata una notifica... scotch Bielorussia, Minsk #5 30 settembre 2014, 17:00 Darpol ha scritto: e non dimenticare l'accordo sulla responsabilità. Suppongo che se le auto vengono assegnate a loro, allora c'è anche D o MO. Tuttavia l'assenza di un accordo non esonera dal MO per i valori trasferiti sotto firma, atto o fattura. Voglio attirare l'attenzione del moderatore su questo messaggio perché: Stiamo inviando una notifica... « Prima ← Prec.1 Successiva.

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Ad esempio, con un tagliando puoi ricevere benzina (cibo) una volta, con un francobollo puoi inviare una lettera una volta.Una carta carburante è un dispositivo tecnico (smart card) per registrare la fornitura di carburante presso una stazione di servizio e confermare la Diritto del suo titolare a ricevere il carburante pagato. La carta contiene informazioni sull'importo totale dei fondi entro i quali il titolare ha il diritto di acquistare carburante e lubrificanti. L'importo dei fondi sulla carta cambia al momento del trasferimento da parte del titolare, nonché al momento della fornitura del carburante.

Cioè, tali carte non hanno valore nominale e puoi usarle per ricevere carburante più volte. Di conseguenza, la carta carburante non corrisponde alle caratteristiche di un documento monetario e non può essere presa in considerazione nel conto 0.201.35.000 “Documenti in contanti.” La procedura per riflettere le carte carburante nella contabilità dipende dai termini dell'accordo con il fornitore di carburante.

400 richiesta errata

La decisione di riconoscere l'uso del carburante per scopi ufficiali viene presa dal direttore mediante emissione di un'ordinanza.5. Trattenere dalle retribuzioni dei dipendenti il ​​costo del carburante eccedente i limiti stabiliti, a meno che non sia dimostrata la necessità di utilizzare carburante per scopi aziendali.6. Stabilire che se il dipendente non ha utilizzato il limite di carburante stabilito nel mese corrente, il saldo viene riportato al mese successivo.7.

Attenzione

Il controllo sull'utilizzo delle carte carburante per le finalità di cui al comma 2 è affidato a...8. Il controllo sul mantenimento dei costi del carburante oltre il limite è assegnato al contabile...Firma del direttore I.O. Cognome Qualcosa del genere In generale, in questo ordine puoi scrivere tutte le sfumature.

L'atto di consegnare la carta carburante al conducente

Importante

Rilascia carte carburante (o come vengono chiamate nel tuo contratto) ai seguenti dipendenti che utilizzano auto aziendali durante lo svolgimento delle loro mansioni e fissa i seguenti limiti delle carte: 1.1. Ivanov Ivan Ivanovich, automobilista, n. 00000002, limite: 300 litri al mese.1.2. Petrov Petr Petrovich, automobilista, n. 00000001, limite: 250 litri al mese.1.3.

Information

Semenov Semyon Semenovich, conducente dell'auto, n. 00000003, senza limiti....2. Stabilire che i dipendenti di cui sopra hanno il diritto di utilizzare le carte carburante per rifornire i veicoli solo quando svolgono compiti ufficiali e solo per rifornire i veicoli specificati.3. Obbligare i lavoratori a presentare rapporti sull'uso del carburante e lettere di vettura entro...4.

Moduli di documenti

Procedura di registrazione legale Per garantire che l'organizzazione fiscale non abbia domande relative ai costi del carburante, è possibile ricorrere al seguente meccanismo per la generazione di documenti:

1. Concludere un contratto di lavoro con ciascun dipendente, che prevede l'uso delle carte carburante. Se gli accordi sono stati conclusi in precedenza, è possibile allegarli.
2. Redigere un certificato di accettazione della carta carburante per ciascun dipendente.
3. Introdurre un sistema di contabilità dei carburanti e dei lubrificanti sotto forma di redazione di lettere di vettura per ogni viaggio.
4. In contabilità il consumo di carburante viene riportato in base alla bolla di consegna emessa per ciascuna carta carburante.
5. Cancellare carburante e lubrificanti in base alle lettere di vettura firmate.

Una sfumatura importante: le auto non dovrebbero essere di proprietà dei conducenti.

Log di accettazione ed emissione carte carburante

Contabilità: ricevere una carta gratuitamente* In questo caso non è necessario riportare la carta nella contabilità. Allo stesso tempo, per controllare la sicurezza della carta carburante, è possibile inserire un ulteriore conto fuori bilancio, ad esempio il conto 27 "Carte carburante" nel contesto delle persone finanziariamente responsabili. Specificare ulteriori conti fuori bilancio nel principio contabile a fini contabili.
Quando ricevi una carta carburante in contabilità, effettua la seguente registrazione: * Addebito 27 – la carta carburante ricevuta gratuitamente viene registrata nel conto fuori bilancio * Questa procedura è stabilita dalla parte 3 dell'articolo 8 della Legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, commi 6, 332 delle Istruzioni al piano dei conti unificato n. 157n.2. Modulistica: Giornale di accettazione ed emissione carte carburante<…Когда понадобится: если учреждение выдает карты водителям, по которым они заправляют автомобили. Выдачу карт нужно зарегистрировать.
RSS Stampa Category: Diritto del lavoroRisposte: 4 Puoi aggiungere un argomento alla tua lista dei preferiti e iscriverti alle notifiche via e-mail. « Primo ← Prec.1 Successivo → Ultimo (1) » Dred #1 29 settembre 2014, 12:14 Nessuna valutazione Buon pomeriggio, la nostra azienda dispone di diverse auto che vengono rifornite presso le stazioni di servizio utilizzando una carta magnetica (chip) . Ogni pilota ha dei gettoni, circa 15 in totale. Forse esiste un ordine campione per l'assegnazione delle carte magnetiche in pioppo agli autisti e cosa deve essere indicato lì?? Voglio attirare l'attenzione del moderatore su questo messaggio perché: Viene inviata una notifica...
Dred #2 30 settembre 2014, 10:12 Voglio attirare l'attenzione del moderatore su questo messaggio perché: La notifica è stata inviata... scotch Bielorussia, Minsk #3 30 settembre 2014, 14:08 I ORDINE: 1 .

Esempio di ordine per l'emissione di carte carburante

Registro della carta carburante Di norma la carta carburante viene assegnata a un determinato dipendente (autista). Per controllo, puoi tenere un registro dell'accettazione e dell'emissione delle carte carburante.* Non esiste un modulo standard per questo documento, quindi l'istituzione ha il diritto di svilupparlo in modo indipendente. La cosa principale è che il modulo sviluppato in modo indipendente contenga tutti i dettagli obbligatori elencati nel paragrafo 7 delle Istruzioni al piano dei conti unificato n. 157n. La procedura per l'emissione e la restituzione delle carte carburante non è regolamentata.

In pratica, puoi obbligare un dipendente a consegnare la carta quotidianamente o in caso di necessità (al termine della sua validità, in caso di licensenziamento, quando va in ferie, ecc.). Non è necessario preparare resoconti anticipati in caso di pagamento di carburante e lubrificanti con le carte carburante *Contabilità: regole generali *Attenzione: le carte carburante ricaricabili (riutilizzabili) non sono documenti monetari.

L'ordinanza sugli standard del carburante deve contenere un collegamento all'ordinanza del Ministero dei trasporti russo del 14 marzo 2008 n. AM-23-r con gli standard aggiornati. Va inoltre notato che l'azienda fissa gli standard proprio in conformità con questo documento. Quindi annota per quali auto l'azienda determina i limiti di consumo di benzina.

Se ci sono più auto, il modo più semplice è stilare gli standard in una tabella. Un ordine può approvare sia gli standard estivi che quelli invernali (maggiorati). Per fare ciò, è necessario annotare le date esatte dei mesi dai quali l'azienda cancellerà più o meno benzina.
In conclusion, vale la pena annotare chi monitorerà il consumo economico di carburante e conserverà la documentazione.

Esempio di ordine per l'emissione di carte carburante ai dipendenti

Quindi i documenti di tale piano porteranno la firma della persona finanziariamente responsabile nominata. Costo di una carta carburante In generale, la particolarità di una carta carburante è che può essere emessa in tre possibili modalità:

• Gratuito.
• Con la condizione di restituzione. L'autista lascia un deposito in contanti per questo. Quando la carta viene restituita, viene effettuata una registrazione inversa al reparto contabilità.
  In questo caso il costo della carta non dovrebbe apparire da nessuna parte. Cioè, le spese complessive dell'organizzazione non dovrebbero aumentare o diminuire di conseguenza. Ciò risulta dall'articolo 250 del codice tributario.
• A pagamento, per una certa cifra. In questa situazione, il costo viene immediatamente ammortizzato nel conto dei costi di produzione.

L'atto campione presentato specifica un trasferimento gratuito.

Lo scopo per cui viene redatto tale atto è formalizzare il processo di trasferimento delle carte carburante al cliente dopo la programmazione. Se il contratto prevede la restituzione della tessera di sicurezza, con le stesse modalità viene redatto un certificato di restituzione.

Sviluppo e compilazione del form

Al momento, a livello statale non sono state adottate norme e regole generali secondo le quali dovrebbero essere redatti gli atti di accettazione e trasferimento delle carte carburante. Nel formare la forma di un tale documento, i suoi sviluppatori procedono, prima di tutto, dalla logica e dalla pratica di redigere altra documentazione simile.

Di norma, i fornitori che vendono carte Rosneft, TNK o altre carte carburante pubblicano moduli di certificato di accettazione della carta sui loro siti web. Qualsiasi cliente che sia una persona giuridica può scaricare personalmente un campione di questo documento.

In diverse aziende, tali moduli possono presentare piccole differenze, ma fondamentalmente tutti i campi sono uguali. Nella quasi totalità dei casi il cliente è tenuto ad indicare:

• data, mese e anno di compilazione del modulo;
• nome dell'organizzazione o il suo numero;
• cognome, iniziali e qualifica di chi ha compilato l'atto;
• numero della procura o altro documento legale in base al quale un rappresentante dell'organizzazione può ricevere le carte carburante;
• numero di carte ordinate;
• i nominativi degli autisti ai quali verranno assegnate le carte rilasciate, nonché le targhe delle loro autovetture;
• informazioni sul rappresentante della banca;
• tipologia di carte carburante emesse.

Di norma, le carte carburante finite vengono consegnate personalmente al capo dell'organizzazione che le ha ordinate. A questo punto viene firmato il certificato di accettazione e trasferimento della carta.

Giornale di emissione delle carte carburante ai dipendenti

Un ordine (istruzione) sull'assegnazione di carte carburante a dipendenti specifici viene redatto in qualsiasi forma. Per facilità di controllo e facilità di contabilità, si consiglia di creare un giornale speciale in cui registrare i fatti relativi all'emissione delle carte carburante ai conducenti e al loro ritorno.

Il giornale contiene informazioni standard per documenti di questo tipo:

• cognome del conducente;
• marca e targa dell'autovettura;
• tipo e marca del carburante rifornito;
• numero di carta;
• la data della sua emissione;
• data di ritorno;
• firma del conducente.

La società RusPetrol vende carte carburante a persone giuridiche e fornisce supporto informativo ai propri clienti. I dipendenti dell'azienda forniranno risposte dettagliate a tutte le vostre domande.

Ma la cosa più importante è registrare il fatto del trasferimento stesso. Solo in presenza di documento di accettazione i valori si intendono trasferiti e ricevuti. Quali sono le caratteristiche della redazione di un atto di accettazione e trasferimento di un oggetto?

Aspetti generali

Nella maggior parte dei casi, l'atto di accettazione e trasferimento di vari tipi di beni è un'aggiunta ai documenti che stabiliscono i diritti delle parti.

Qualsiasi accordo definisce semplicemente le condizioni che le parti dell'accordo devono soddisfare. La firma di un accordo per il trasferimento di proprietà non ne implica l'esecuzione.

È l'atto che conferma l'adempimento delle condizioni. Questo documento deve essere firmato sia dalla persona che trasmette che da quella che riceve. L'atto diventa parte integrante del contratto. Ma tale atto è necessario anche in altri casi.

Ad esempio, in qualsiasi organizzazione ci sono dipendenti responsabili di proprietà, beni, documenti di valore o altri beni. A volte i responsabili vengono sostituiti o.

A volte lo spostamento dei beni è legato alle esigenze di produzione, ecc. Qualunque sia il motivo, il trasferimento della proprietà interessata deve essere registrato. A questo scopo viene utilizzato un atto di accettazione e trasferimento.

Cos'è

L'atto di accettazione e trasferimento di un oggetto è un documento che conferma il trasferimento di proprietà da una persona a un'altra. L'atto può essere utilizzato in una varietà di situazioni.

Un oggetto può significare qualsiasi valore materiale in possesso o disposizione di una persona specifica. Potrebbe essere necessario un certificato di trasferimento e accettazione durante il trasferimento di oggetti:

• in caso di vendita;
• nell'ambito di un contratto di locazione;
• come collaterale;
• a causa di un cambio di responsabile, ecc.

Il certificato di trasferimento e accettazione è un documento legale. La sua necessità è dovuta alla necessità di confermare legalmente il fatto del trasferimento di qualcosa e di registrare il momento esatto del trasferimento dei diritti e degli obblighi associati all'oggetto trasferito.

Il documento di accettazione è sempre redatto in almeno due copie. Uno viene ricevuto dalla parte trasmittente, il secondo da quella ricevente.

In questo caso, la copia del documento è considerata inaccettabile. Ciascuna parte deve ricevere l'atto originale. Altrimenti il ​​documento non è valido.

Scopo del documento

Come ogni documento ufficiale, l'atto di accettazione e trasferimento ha valore legale. Se necessario, l'atto può diventare un argomento convincente per proteggere gli interessi di una delle parti coinvolte nel processo di trasferimento di proprietà o altri valori.

La forma del certificato di trasferimento e accettazione non è approvata dalla legge. Il documento è redatto in qualsiasi forma. Ma allo stesso tempo la presenza di determinati dettagli obbligatori è considerata una norma rigorosa.

Nell'atto sono indicati i seguenti aspetti:

• nome del documento;
• data della sua preparazione;
• luogo di registrazione;
• nomi e dettagli delle parti;
• Identificazione e descrizione dell'oggetto trasferito.

L'atto di accettazione e trasferimento dell'oggetto conferma innanzitutto il fatto del trasferimento della proprietà specificata. L'atto non può in alcun modo sostituire un contratto o un accordo che prescriva i termini della prossima transazione.

Come documento separato, un atto di trasferimento di valori può apparire all'interno di un'organizzazione quando la proprietà viene trasferita tra persone responsabili.

Ma anche in questo caso la base diventa un documento amministrativo della direzione superiore sulla necessità di trasferire l'oggetto.

Nelle attività esterne di un'impresa, un certificato di accettazione è un'appendice obbligatoria a vari contratti di locazione e altre transazioni relative al trasferimento di beni immobili.

La particolarità dell'atto è che mostra tutte le sfumature degli oggetti trasferiti. Il documento deve indicare tutti i difetti e i danni alla proprietà.

Se l'atto non rileva i difetti dell'oggetto, anche attraverso il tribunale difficilmente sarà possibile dimostrarne la presenza in futuro. Una volta firmato l'atto di trasferimento, si ritiene che l'immobile sia stato effettivamente trasferito e si trovi esattamente nelle condizioni indicate nell'atto.

Quadro normativo attuale

Pertanto la normativa non prevede la forma del certificato di accettazione. Tuttavia la legge prevede alcuni casi in cui la presenza di un atto di trasferimento è considerata obbligatoria.

Ad esempio, quando si trasferisce un immobile o si affidano affari a una persona responsabile. In altri casi il certificato di accettazione non è necessario come obbligo, ma l'essenza stessa dell'operazione presuppone la sua presenza.

Nelle situazioni controverse legate al trasferimento di valori, il giudice si basa proprio sull'esistenza di un atto di accettazione e trasferimento. In sua assenza, anche un accordo firmato non può essere considerato conferma del trasferimento di un determinato oggetto.

Le entità hanno il diritto di sviluppare la propria forma di certificato di accettazione. Il suo contenuto è determinato in base alle esigenze urgenti.

Ma in ogni caso il modulo deve contenere i dati obbligatori elencati nella documentazione primaria.

Poiché l'atto conferma l'esecuzione di una transazione commerciale, che è considerata il trasferimento di oggetti di valore, il documento è giustamente incluso nella documentazione primaria.

Sfumature nella stesura del modulo del certificato di accettazione

Quando si redige il modulo del certificato di trasferimento e accettazione, è necessario tenere conto delle varie sfumature relative all'essenza del documento. Prima di tutto, non bisogna confondere il certificato di accettazione e.

Se quest'ultimo conferma semplicemente la ricezione di qualcosa, l'atto è un documento a due facce. La sua compilazione presuppone che i partecipanti siano due parti, una che riceve, l'altra che trasmette. Un documento valido deve contenere le firme di entrambe le parti.

Un altro fatto importante è che il certificato di trasferimento e accettazione è un documento che certifica che le parti non hanno pretese reciproche.

L'atto descrive dettagliatamente l'oggetto ceduto, le sue caratteristiche, peculiarità e proprietà. Qui vengono visualizzate anche le carenze individuate durante il processo di adozione.

E se il destinatario ha firmato l'atto, si ritiene che accetti di accettare l'oggetto nello stato in cui esiste. Dopo aver firmato il certificato di cessione e accettazione, il destinatario dell'oggetto non ha diritto di avanzare alcuna pretesa in merito allo stesso. Al Venditore.

Pertanto, i punti fondamentali di qualsiasi atto di accettazione e trasferimento di proprietà sono i seguenti:

• indicazione dei soggetti coinvolti nel trasferimento;
• identificazione esatta dell'oggetto del trasferimento ai sensi della legge;
• descrizione dettagliata dello stato dell'oggetto.

Alcune sfumature nella formazione di un atto di accettazione e trasferimento di un oggetto sorgono anche in relazione alle caratteristiche technicale della proprietà trasferita.

Casi in caso di licenciamento

Al contratto di compravendita

Con la conclusione di un contratto di compravendita, il venditore si impegna a trasferire all'acquirente l'oggetto specificato nel contratto secondo le modalità specificate nel contratto. Può trattarsi di qualsiasi bene di valore di cui il venditore dispone per diritto di proprietà.

È possibile concludere un accordo per l'acquisto e la vendita di determinati carichi. Lo scopo dell'atto è quello di confermare la validità del trasferimento di proprietà.

In alcuni casi la presenza di un atto di trasferimento è consultiva, in altri è obbligatoria. Ad esempio, quando si acquista e si vende un immobile, l'atto di trasferimento è parte integrante del contratto.

L'atto di trasferimento fa parte del pacchetto di documenti presentati per registrare la proprietà dell'immobile acquistato da parte del proprietario.

L'importanza dell'atto di accettazione e trasferimento durante la vendita e l'acquisto è anche che con la firma dell'atto tutti i diritti e gli obblighi relativi all'oggetto dell'accordo passano al nuovo proprietario.

L'atto descrive dettagliatamente l'oggetto dell'accordo. È inoltre necessario evidenziare tutte le carenze dell'oggetto della vendita, poiché firmare l'atto significa accettare l'immobile senza pretese.

Attrezzatura speciale a noleggio

Per il leasing di attrezzature speciali un solo contratto non è sufficiente. È l'atto di accettazione e cessione che certifica le caratteristiche attuali dell'attrezzatura e determinina anche in quali condizioni l'attrezzatura deve essere restituita.

L'atto di trasferimento di attrezzature speciali a noleggio specifica:

• descrizione dell'attrezzatura speciale trasferita;
• presenza di vizi, danneggiamenti o altri difetti;
• discrepanza tra i nomi delle attrezzature speciali e quelli specificati nel contratto;
• il periodo per il quale viene noleggiata l'attrezzatura speciale;
• firme delle parti.

Rilevante è anche il ruolo dell'atto di cessione in caso di noleggio di attrezzature particolari, come ad esempio un trattore, poiché dalla data di stipula dell'atto inizia il periodo di utilizzo del noleggio.

Oggetti di attività non finanziarie

Quando trasferisci attività non finanziarie, puoi essere guidato dalla procedura approvata dalla legge per le istituzioni di bilancio.

Le organizzazioni che fanno parte del settore pubblico sono attualmente tenute a utilizzare moduli unificati, i cui requisiti di progettazione sono predeterminati dalle Appendici e dalle Linee guida allegate.

L'atto di accettazione e trasferimento di attività non finanziarie è redatto secondo il modulo approvato 0504101 in caso di trasferimento di proprietà tra istituzioni, organizzazioni e istituzioni.

Allo stesso tempo, l'ordinanza n. 52n non indica l'uso obbligatorio del modulo 0504101 per l'acquisizione di beni materiali. Ma l'istituzione può consolidare questa responsabilità.

Cambiali

L'atto di accettazione e trasferimento di cambiali non è un documento formalmente vincolante. Ma la sua presenza riduce i rischi in caso di controversie legali se la controparte dichiara che non vi è alcun accordo.

Viene redatto un atto con l'aspettativa di inserire un volume di informazioni che specificano i dati su una transazione con titoli. Il modello di atto comprende i seguenti dati:

• tipo di carta (transfer o comune);
• data di compilazione e luogo;
• dati identificativi dell'articolo (serie, numero, altri dettagli);
• valutazione di ogni singola fattura;
• l'importo della valutazione di tutti i titoli trasferiti;
• termine per il pagamento dei fondi sulle fatture.

L'atto indica inoltre informazioni sulle parti e fornisce un collegamento all'accordo, se presente. Esempio – modulo standard ed esempio di compilazione di un atto di accettazione e trasferimento di cambiali.

Per custodia

Il contratto di custodia prevede il trasferimento della cosa con la sua successiva restituzione. In questo caso il trasferimento, come la restituzione, viene effettuato attraverso l'esecuzione di documenti tradizionali, che indicano che il trasferimento avviene per custodia.

Ma il fatto stesso del trasferimento è confermato dall'atto di accettazione e trasferimento. La firma dell'atto trasferisce al custode la responsabilità della sicurezza dell'immobile per tutto il periodo di custodia previsto dal contratto.

La forma dell'atto può essere arbitraria, ma molto spesso viene utilizzata la forma approvata. L'atto è redatto dal depositante e sottoscritto dal custode alla presenza degli addetti al magazzino.

In generale, tutte le caratteristiche della formazione dell'atto di trasferimento e accettazione si riducono a una descrizione dettagliata obbligatoria dell'oggetto trasferito e all'identificazione delle parti. Ciò esclude possibili pretese delle parti riguardo allo stato improprio della cosa trasferita.

Il processo di ricezione o trasferimento di qualsiasi attrezzatura richiede documentazione. Il fatto del movimento è registrato da un atto appropriato. Quali sono le caratteristiche della creazione di un certificato di accettazione dell'attrezzatura? In caso di accettazione o trasferimento di attrezzature è necessario redigere un certificato di cessione e accettazione. Questo documento...

Oggi esistono molti documenti diversi relativi alla conclusione di un contratto di locazione, nonché al trasferimento di locali in uso a terzi per altri motivi. Esistono numerose sfumature diverse associate alla preparazione di tali documenti. Uno dei documenti obbligatori è il certificato di trasferimento e accettazione. Lui non...

L'atto di consegna della carta carburante all'autista è una parte importante del flusso documentale dell'azienda proprietaria di veicoli con autisti assunti. Utilizzando questo documento, puoi seguire l'algoritmo per documentare l'emissione di benzina ai conducenti.

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professionisti

La stragrande maggioranza delle aziende che operano nel settore dei trasporti o si occupano di trasporti si trovano ad affrontare problemi di controllo del consumo di carburante. L'utilizzo massivo delle carte carburante in un'azienda in espansione permette:

• Ottimizzare il reporting contabile.
• Utilizzando le stampe rendi più chiare le spese dell'azienda, raccogli statistiche e migliora i processi logistici in generale.
• Ridurre i tempi di pagamento alle stazioni di servizio.
• Ridurre i costi attraverso uno sconto aziendale, solitamente fornito dalle compagnie petrolifere.

In una parola, i dirigenti dell'azienda, quando lavorano intensity sui trasporti, comprendono rapidamente la necessità di concludere contratti ed emettere carte carburante ai propri autisti.

La procedura per la registrazione legale

Per garantire che l'organizzazione fiscale non abbia domande relative ai costi del carburante, è possibile ricorrere al seguente meccanismo per la generazione di documenti:

1. Concludere un contratto di lavoro con ciascun dipendente, che prevede l'uso delle carte carburante. Se gli accordi sono stati conclusi in precedenza, è possibile allegarli.
2. Redigere un certificato di accettazione della carta carburante per ciascun dipendente.
3. Introdurre un sistema di contabilità dei carburanti e dei lubrificanti sotto forma di redazione di lettere di vettura per ogni viaggio.
4. In contabilità il consumo di carburante viene riportato in base alla bolla di consegna emessa per ciascuna carta carburante.
5. Cancellare carburante e lubrificanti in base alle lettere di vettura firmate.

Una sfumatura importante: le auto non dovrebbero essere di proprietà dei conducenti. In tal caso, è necessario prima stipulare un contratto di noleggio auto con l'organizzazione.

In caso contrario, gli organismi di regolamentazione potrebbero avere una serie di domande riguardanti la legalità della contabilizzazione del consumo di carburante come spese compensabili dell'azienda.

Compilation dell'atto di trasferimento

L'autista e il datore di lavoro con questo documento raggiungono un accordo sul trasferimento di proprietà sotto forma di carta carburante. Affinché un documento abbia valore legale, deve contenere:

• Dettagli dell'organizzazione che lo ha compilato.
• Data.
• Città.
• Nome e cognome.
• Se l'azienda ha adottato tale pratica, allora il numero di registrazione. In questo modo sarà più semplice registrare la presenza nei log.

Parte principale

L'esempio allegato mostra l'insieme minimo di informazioni che devono essere contenute nell'atto di cessione della carta carburante all'autista:

• Nome dell'azienda.
• Rappresentante dell'organizzazione per conto della quale viene effettuato il trasferimento. Nell'esempio, questo è l'amministratore delegato. È auspicabile che sul documento compaia la stessa persona per la quale è stato stipulato il contratto di fornitura di carburante con la compagnia petrolifera. Indicato il nome completo.
• Sulla base di quali documenti il ​​datore di lavoro trasferisce la proprietà all'autista? In una LLC, tale documentazione è la Carta.
• Lo scopo del trasferimento della carta carburante a questa particolare persona. Qui, come spiegazione, puoi indicare il numero e la marca dell'auto a cui è assegnato l'autista (idealmente, con un ordine separato). Ma puoi astenervi dal menzionare i veicoli.
• Nome completo del conducente a cui viene consegnata la carta. Un punto importante: un contratto di lavoro con questo conducente deve essere stipulato prima dell'atto. Inoltre, è obbligatorio l'inserimento della carta carburante e del momento del trasferimento nel contratto tra lavoratore e datore di lavoro.
• Nome e numero della carta carburante.
• Quante copie dell'atto sono state redatte?

Per quanto riguarda quest'ultimo punto, solitamente vengono redatti due documenti: uno per il datore di lavoro, il secondo per il dipendente. Entrambi devono portare le firme di entrambi. Solo in questo modo il documento avrà la forza giuridica desiderata.

Alla fine della pagina sono presenti apposite colonne per le firme del destinatario della carta e di chi la trasferisce. Il manager potrebbe voler nominare una persona responsabile di questo processo. Quindi i documenti di tale piano porteranno la firma della persona finanziariamente responsabile nominata.

Costo della carta carburante

In generale, la particolarità di una carta carburante è che può essere emessa in tre possibili modalità:

• Gratuito.
• Con la condizione di restituzione. L'autista lascia un deposito in contanti per questo. Quando la carta viene restituita, viene effettuata una registrazione inversa al reparto contabilità. In questo caso il costo della carta non dovrebbe apparire da nessuna parte. Cioè, le spese complessive dell'organizzazione non dovrebbero aumentare o diminuire di conseguenza. Ciò risulta dall'articolo 250 del codice tributario.
• A pagamento, per una certa cifra. In questa situazione, il costo viene immediatamente ammortizzato nel conto dei costi di produzione.

L'atto campione presentato specifica un trasferimento gratuito. Ma se queste sono altre opzioni, allora dovrebbero apparire nel testo, perché, in sostanza, l'atto è un accordo reciproco sull'accettazione e sul trasferimento tra il dipendente e il datore di lavoro.

Contabilità della carta carburante

Al fine di sistematizzare il processo di emissione delle carte, viene creato un documento speciale: un giornale per registrare l'accettazione e l'emissione delle carte carburante. Creandolo e mantenendolo sistematicamente è possibile redigere una vera e propria reportistica per ogni forma di controllo sulla contabilità dei consumi di carburante.

Il documento contiene le informazioni di base sul processo di emissione: numero della carta, marca dell'auto, numero di targa, data di emissione, nome completo della persona che ha emesso la carta e, ovviamente, i dati del conducente che l'ha ricevuta. Tale documento potrà contenere anche il numero dell'atto di cessione della carta carburante al conducente.

Un altro modo

Nel caso in cui i dipendenti designati per l'emissione della carta siano numerosi, è consentito emettere un appposito ordine firmato dal gestore per l'emissione delle carte carburante. Lì le informazioni possono essere presentate in un elenco o in una tabella. In una delle colonne di questa tabella verrà registrato l'autista, nell'altra la carta che gli viene rilasciata. Naturalmente non è necessario redigere un atto di consegna della carta carburante all'autista al momento della firma dell'ordine.